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走在數智化前沿的范廠長,一年上線100個數字化流程

欄目:行業動態 日期:2020-10-22 瀏覽量:1

摘要:

本文是來自雅士利涂料(蘇州)有限公司·粉末工廠范廠長的分享,他總結了正式上線使用道一云一年來上線100個表單流程的心路歷程,過程中有困難也有成就,借本文與每一位數字化踐行者共勉。

“風起云涌”的日子 記蘇州粉末工廠使用道一云辦公一周年

提高效率是永恒的話題

工廠運作管理中存在諸多痛點,如何提升效率是一個永恒的話題,我們必須在這方面進行一些創新,在領導大力支持下,工廠從2019年7月份開始投入使用道一云辦公。這一年來的運用給我們帶來了很多方便。好東西要分享,于是想起寫點什么,供大家交流并指正。

生產日報表:遇到阻力,耐心解決

最初,我們想要解決的是《生產日報表》的手工填寫問題。以前的做法是員工手工填寫《生產日報表》,然后需要文職人員專門錄入Access中。由于書寫不規范容易出錯、錄入前需要先核對并計算等諸多原因,導致錄入的工作量大,且出錯率高。 此外,報表作為員工計件工資的重要核算依據,如果數據有誤,員工就會對數據的匯總和準確性產生疑問,并申請復審或查詢,耗費文職人員更多的時間與精力去核對。 面對這些問題,我們必須盡快解決。 我們一開始的設想是:可否實現讓每個生產員工能快速填寫每日生產數據到系統中?系統能否實現自動化匯總數據? 經過三個月的了解篩選與熟悉,我們最終選用了道一云辦公,其所有的表單模式,都可以根據自己的業務需求個性化搭建各種業務流程。

< 點擊大圖獲取解決方案>

新事物在推行的時候,一定都會有阻力。剛開始的時候,員工們紛紛認為較傳統的手工紙表單轉為手機操作更加繁瑣。于是,我們就逐級進行宣導,跟員工們詳細講解操作步驟。 為了保持員工的填寫內容習慣,設計表單內容是按照現有的手工表單出發的。在此過程,我們根據員工提出的一些建議進行了優化與改善,例如,從原來的單行文本字段,改成了單項或者多項選擇的字段,目的是減少員工的輸入;我們利用表單關聯的功能,員工只需要輸入簡單的信息,就能自動關聯帶出產品批號等相關的信息。 經過一段時間的使用,員工們逐漸發現操作界面越來越方便,填寫內容越來越精準,而且輸入記錄是可以隨時查看核對并進行匯總的,領班和主管也方便確認核對的數據。 于是在生產員工逐步熟悉熟練使用手機填寫生產日報表后,我們又關聯到了品保生技的檢驗調色效率,以及清機生產工藝記錄、停機信息等相關的內容,同時實現在線查詢和實時的追溯。 一張張小小的生產日報表信息,幾乎可以囊括了生產現場基本的實時記錄。打開手機隨時查看一天工廠的生產情況,每個節點的處理時間都可以進行匯總分析,且可以下載相關的數據。 作為員工績效考核、效率化分析改善的依據,生產日報表云表單的實施,幫助工廠精減了一名原來的錄入人員。這些無形中在改變著員工們的思維模式。 后面的跨部門的表單流程使用中,明顯的可以感受到大家的積極參與和考慮問題更加主動,這一點是非常重要的。 (小Tips:先從局部、單一部門開始嘗試數字化,取得一定成效以及公司上下的認同后,再推廣到更大的應用場景)

入庫單:集思廣益,共創共建

為加速數字化進程,我們成立了專項小組,并自主設計了《入庫單》的云表單流程。這里多次提到自主設計,也是我們使用這個平臺的原因之一。 借助這個平臺的表單字段,根據要求實際需求來進行自主建立,相關的流程自主進行搭建。從建立到不斷的完善優化整個過程,都是專項小組共同努力完成的,可以說也是真正實現了自主經營和管理。 我們借助道一云表單流程大大減少了入庫各個節點處理的時間,從生產員工填單開始相關每個人都可以實時查看入庫進展;盡量減少人工填寫并提高填單效率;實現無紙化存檔及時查詢等。 如果說以上提到的《生產日報表》是屬于由上而下推進的管理措施,那么從入庫單開始,數字化真正成為了大家一起來參與的共創項目,從各種原因的分析到對策的實施,都離不開各個部門的鼎力支持。 (小Tips:信息部門與業務部門要緊密合作,組建專項小組,不斷對流程進行優化和改善) 直到我們建立起第一版完整的真正對廠使用的在線入庫單時,已經進行過15個版本的嘗試,無數次的在線填單測試。 而在隨后的使用中又經過了不斷優化和新功能上的改善增加,已經升級至第32版本,而且做為效率化的課題入選了IU本部2020年QCC的評選和發布,獲得了B獎和創新獎,同時減少近40%的浪費等待時間,節約人工耗時成本9萬余元。(按人工加工時折算)

設備報修單:從四處救火到有序安排

《設備報修單》也是一直是困擾我們的一個難題,工廠新設備投入改造項目持續了一年多,邊改造邊生產,新設備有新問題,老設備問題更為突出。 維修人員每天救火的狀態如何能進行改變?沒有數據提供有效的匯總分析,是無法進行預防和預見性維護保養,無法進行準確的判斷的。 因為手工單填寫太麻煩,所以采取了不填手工報修單,或者小問題不報修,最多的是在企業微信群中發信息,一條條信息淹沒在數百群消息中。這些維修記錄沒有進行記錄下來,維修人員效率無法進行確認。 但隨著設計使用云表單流程的《設備報修單》,這一系列問題得到了根本的解決,為接下來建立和完善設備管理體系提供了全面的數據統計分析支持。 現在工廠的每臺設備有自己的二維碼,每個部門/工序隨時可以進行掃碼報修,可以拍照上傳實現快速報修、報修處理進度隨時進行手機查看;所有報修單會第一時間發送到維修人員手機并消息提醒。 從報修到維修結束,流程可追溯。用數據來進行維修行為的分析改善,對維修人員進行效率化考核,進行原因分析和有效性評估并形成PDCA持續循環改善。

不斷精進:表單流程數突破100個

在隨后一年的時間里,我們又不斷新增業務類(如HSE類各種作業證、固廢記錄表、MOC變更管理)、信息收集類(疫情防控中體溫測量和人員登記、日常各個部門的交接班記錄、生產車間阿米巴活動)、行政類(會議簽到表、簽呈、報餐單)、質檢類(原材料報檢、內容檢查表)等16大類共計100多個表單流程和基礎數據庫表。 接下來將會繼續在固定資產盤點管理、設備設施點檢/保養表單等方面進行設計并使用。 范廠長說:可以說每一個流程表單的設計使用都是我們對生產管理痛點的一次觸碰和交鋒,都是我們對現有流程的一次梳理和優化的過程。 在風起云涌的日子里,我們得到了領導們的大力支持,讓工廠的表單流程推廣工作有了突飛猛進的進展。大家從抵觸到接受,從“看一看”,“試一試”到現在主動提出”這些手工表單是否進行改變“。 從公司運營角度,要打破部門墻推動各項工作實現工作項目化,項目目標化,目標節點化,節點責任化(考核)的實施。相信隨著表單流程的不斷優化和完善、更深入推進,必定給我們的工作帶來一次重大的變革。

范曉軍 2020年10月19日

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